Voyage d’affaires, comment optimiser son budget

Les voyages d’affaires restent considérablement le meilleur moyen pour instaurer la notoriété et la prospérité d’une société ou d’une entreprise. Que le voyage soit effectué en France, en Europe ou dans n’importe quel pays, un voyage d’entreprise coûte toujours cher. S’il fut un moment abandonné par les entreprises, ce type de voyage a de nouveau le vent en poupe et représente aujourd’hui le deuxième poste de dépense après le personnel. Selon les analyses faites par les professionnels, presque la moitié des déplacements professionnels sont dédiés aux achats ainsi qu’aux rencontres avec les fournisseurs. Si cela représente un tel budget, comment vous pouvez réussir à optimiser vos dépenses. Les réponses en quelques lignes.

Fixez-vous des règles

Établir des règles reste la première solution efficace pour personnaliser votre budget projet. Pour vous bénéficier davantage de conseil en voyage d’affaires, vous pouvez solliciter les services d’un expert en la matière.
En revanche, si vous misez sur votre faculté à gérer, vous devez avant tout définir un certain nombre de règles. Pour cela, vous devez former une équipe dédiée qui sera composée d’un chef de projet qui sera dans la plupart des cas le directeur financier ou le responsable des achats. Le reste du groupe sera formé par un responsable des ressources humaines, un salarié ainsi qu’un membre de la direction.
L’équipe aura pour but d’établir précisément le niveau de dépense permis. Autrement dit, il est question ici de fixer un seuil de dépense quotidien. Dans la même mesure, le groupe devra également fixer le mode de transport ainsi que toutes les données pouvant concerner l’hébergement et la durée du déplacement. C’est aussi dans les attributions du groupe de définir les critères de choix de fournisseurs et les relations à établir avec eux.

Le partenaire de voyage

L’agence de voyages d’affaires peut être le pignon majeur du bon déroulement d’un déplacement professionnel. Il est le partenaire incontournable des entreprises souhaitant organiser un déplacement d’affaires. Si aujourd’hui la réservation directe auprès d’une compagnie aérienne, si vous comptez prendre l’avion, a été grandement facilitée par l’utilisation de l’outil Internet, ce procédé est plus ou moins déconseillé aux entreprises qui seront pour la plupart du temps amené à gérer ce type de voyage.
En confiant le travail à une agence, elle va pouvoir vous conseiller au niveau de la comparaison des tarifs et le calcul des économies. Étant donné que cette étape est très demandeuse de temps, se fier à l’agence est la meilleure solution. De son côté, l’agence pourra aussi aider l’entreprise dans l’établissement des accords du demandeur à ladite compagnie aérienne, si le cas se présente. Pour vous faciliter la vie et vous éviter des éventuels désagréments, il est préférable de traiter avec une seule agence.

Minimiser les dépenses en transport

Que ce soit en avion, en train, en autocar ou en ferry, le transport est le premier poste de dépense lors d’un voyage d’entreprise. Il représente en moyenne la moitié du budget de l’entreprise. Malgré les concurrences entre compagnies de voyage, les prix se négocient toujours et cette négociation revêt un caractère stratégique. La négociation évoluera en fonction de l’envergure de l’entreprise et la volumétrie des réservations. Dans une optique où l’entreprise veut minimiser au maximum les dépenses, le groupe chargé de l’organisation peut faire appel à l’expérience d’un travel manager.

L’hébergement, définissez bien vos besoins

L’hébergement et la restauration représentent les 25% du budget de voyage d’une entreprise. Pour choisir l’hôtel, fiez-vous à sa proximité au lieu de la mission et à ses prestations. Si les possibilités de l’entreprise le permettent, il est conseillé de passer un accord avec les grandes chaînes d’hôtels qui jouissent déjà d’une bonne expérience avec ce type de voyage.