Quel est le coût d’une mauvaise gestion des documents ?
La gestion des documents au sein d’une entreprise, quel que soit sa taille, est stratégique pour son bon fonctionnement et son développement. C’est sur la base de cette analyse que les experts en archivage de la société Arcalys Archivage présentent ici quelques réflexions sur l’impact du défaut d’archivage ou de la mauvaise gestion des documents au sein d’une entreprise.
Une gestion documentaire interne est bien souvent un choix par défaut, « question de prix ». Il apparait toutefois qu’une mauvaise gestion des documents est plus onéreuse qu’une externalisation de cette composante. Cela représente une perte de chiffre d’affaires de l’ordre de 5% tandis que les collaborateurs passent en moyenne 20% de leur temps à rechercher ou recréer des documents (source : Le nouvel Économiste). Plusieurs facteurs sont abordés pour tenter d’expliquer ce coût.
Une perte de temps considérable dans les entreprises
Nous tenterons ici de dépasser le classique « le temps c’est de l’argent » en quantifiant l’utilisation de l’information d’un employé lambda. Cela représente en moyenne la moitié de son temps de travail selon le magazine Network World, dont la simple recherche prend le quart de sa journée. Ce chiffre varie logiquement entre les « travailleurs du savoir » et ceux dont l’activité est davantage axée sur la production. C’est au total près de 10% des salaires qui peuvent être perdu en recherches infructueuses et autres information erronées ou inutiles.
Une autre estimation effectuée en 2013 par le cabinet Gandys et Ludsen pour une entreprise de 20 salariés. Selon ce cabinet, ce sont plus de 40 à 60 minutes de temps de travail par jour que génère la mauvaise gestion des documents ! Si l’on pousse la logique de ces chiffres, et sur la base du salaire brut moyen en 2013 (2410 € brut mensuel, soit un coût horaire d’environ 16 €), le coût annuel d’une mauvaise gestion des documents atteint environ 17 600 € chaque année pour une simple PME de 20 salariés. On peut deviner les chiffres des entreprises de plus de 100 collaborateurs.
Passer du temps à retrouver ou recréer de l’information disponible
Autre problème majeur : la (re)création de l’information. Une étude de l’IDC estime qu’un employé passe près de 3h par semaine à créer de l’information qui existe déjà, soit près de 4000 € par employé et par an. Cette tendance n’est pas prête de s’inverser puisque la quantité d’information double chaque année dans l’univers professionnel.
L’information en entreprise s’est aujourd’hui éloignée des bases de données et autres systèmes organisés qu’il était facile de gérer. Elle est désormais à 80 % non structurée et se trouve dans les emails et autres documents électroniques (dont les plus importants sont imprimés). Les entreprises ont bien saisi l’enjeu de ce phénomène et mettent aujourd’hui en place le knowledge management, ou gestion du savoir, consistant à consigner par écrit les connaissances des employés. Il importe également de déterminer ce qui doit être éliminé afin d’éviter une surcharge d’archives physiques.
Externalisation de l’archivage physique ou non ?
On le voit, l’approche budgétaire des coûts d’archivage doit être mise au regard des coûts induits par une mauvaise gestion des documents. Cette dernière a un prix et contraint parfois les entreprises à renoncer à certaines opportunités à défaut de pouvoir trouver l’information recherchée en temps voulu. Les conséquences peuvent être désastreuses lorsqu’un projet dans lequel l’entreprise a beaucoup investi se révèle être un échec car basé sur des informations erronées ou incomplètes.
Faire appel à un prestataire externe permet de ne pas avoir à se préoccuper de ce type de conséquence tant les prestataires sont rompus à ce type de tâche et optimisent la composante archivage.
